Fort- und Weiterbildungsprogramm

Zentrales Aufnahme- und Belegungsmanagement

Patientenströme aktiv steuern statt Betten verwalten

Wie lassen sich Aufnahmeprozesse so organisieren, dass Patienten zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind, vorhandene Kapazitäten optimal genutzt werden und gleichzeitig die Mitarbeitenden in Medizin, Pflege und Administration entlastet werden?

In vielen Krankenhäusern sind Aufnahme-, Belegungs- und Vorbereitungsprozesse historisch gewachsen und dezentral organisiert. Fachabteilungen planen ihre Patienten weitgehend eigenständig, Informationen liegen an unterschiedlichen Stellen vor und Verantwortlichkeiten für die übergreifende Patientensteuerung sind nicht immer eindeutig definiert.

Die Folgen zeigen sich im Klinikalltag: vermeidbare Wartezeiten, kurzfristige Bettensuchen, Doppelarbeiten, unvollständige Aufnahmevorbereitungen, Belastungsspitzen auf den Stationen und Schwierigkeiten bei der Abstimmung zwischen Aufnahme, OP, Diagnostik, Pflege und medizinischen Fachabteilungen.

Ein Zentrales Aufnahme- und Belegungsmanagement setzt genau hier an.  Es schafft klare Verantwortlichkeiten und ermöglicht eine prozessorientierte Steuerung des Patienten von der Aufnahmeplanung bis zur stationären Versorgung.

Im Seminar lernen die Teilnehmenden praxiserprobte Organisations- und Prozessmodelle für eine zentrale Patientendurchlaufsteuerung kennen. Im Mittelpunkt stehen die vier wesentlichen Bausteine:

• Zentrales Belegungsmanagement (ZBM)
• Zentrale Patientenaufnahme (ZPA)
• Aufnahme- und Vorbereitungseinheit (AVE)
• Zentrale Notaufnahme (ZNA)

Anhand konkreter Erfahrungen aus zahlreichen Krankenhausprojekten wird gezeigt, wie diese Strukturen aufgebaut, miteinander verzahnt und erfolgreich in bestehende Krankenhausorganisationen integriert werden können.

Dabei geht es ausdrücklich nicht um eine theoretische Ideallösung. Die Teilnehmenden setzen sich mit der Frage auseinander, welche Strukturen für das eigene Krankenhaus sinnvoll und realistisch umsetzbar sind.

Ihr Nutzen
Nach dem Seminar können Sie

• die bestehenden Aufnahme- und Belegungsprozesse Ihrer Klinik strukturiert analysieren und typische Schwachstellen erkennen,
• beurteilen, welche Bausteine eines Zentralen Aufnahme- und Belegungsmanagements für Ihre Organisation sinnvoll sind,
• Verantwortlichkeiten und Schnittstellen zwischen Medizin, Pflege, Administration, OP, Diagnostik und weiteren Bereichen klarer definieren,
• zentrale und dezentrale Organisationsformen miteinander vergleichen und passende Strukturen für die eigene Klinik entwickeln,
• Anforderungen an Personal, Organisation und räumliche Strukturen ableiten,
• typische Widerstände und Herausforderungen bei der Einführung frühzeitig erkennen,
• die Einführung eines Zentralen Aufnahme- und Belegungsmanagements schrittweise planen und
• konkrete nächste Schritte für die eigene Einrichtung festlegen.

Inhalte – Tag 1: Strukturen verstehen und Potenziale erkennen

• Analyse typischer Aufnahme- und Belegungsprozesse im Krankenhaus
• Schwachstellen dezentraler Patientensteuerung erkennen
• Grundlagen einer prozessorientierten Patientendurchlaufsteuerung
• Aufgaben und Organisation des Zentralen Belegungsmanagements
• Aufbau und Aufgaben einer Zentralen Patientenaufnahme
• Funktion einer Aufnahme- und Vorbereitungseinheit
• Einbindung der Zentralen Notaufnahme
• Zusammenspiel der einzelnen Organisationseinheiten
• Strategische Verankerung innerhalb der Krankenhausorganisation
• Personelle und räumliche Voraussetzungen
• Umgang mit Widerständen und unterschiedlichen Interessen innerhalb der Organisation

Inhalte – Tag 2: Vom Konzept zur Umsetzung

• Analyse der individuellen Ausgangssituation der teilnehmenden Einrichtungen
• Auswahl geeigneter Organisations- und Prozessbausteine
• Definition von Verantwortlichkeiten und Schnittstellen
• Entwicklung geeigneter Soll-Prozesse
• Projektierung und schrittweise Einführung eines Zentralen Aufnahme- und Belegungsmanagements
• typische Stolpersteine während der Implementierung
• Herausforderungen im späteren Regelbetrieb
• geeignete Steuerungs- und Qualitätskennzahlen
• Erfahrungsaustausch zu konkreten Situationen aus dem Klinikalltag
• Entwicklung konkreter nächster Schritte für die eigene Einrichtung

 Ihr konkreter Praxistransfer
Das Seminar ist als Arbeitsseminar mit unmittelbarem Bezug zur eigenen Krankenhausorganisation konzipiert.

Die Teilnehmenden erhalten Orientierungshilfen zur Analyse ihrer bestehenden Strukturen und übertragen die vorgestellten Konzepte auf die Situation ihrer eigenen Einrichtung.

Am Ende des Seminars verfügen sie über einen Maßnahmenplan mit konkreten nächsten Schritten, um Aufnahme-, Belegungs- und Patientensteuerungsprozesse in der eigenen Organisation weiterzuentwickeln.

Methoden
Praxisorientierte Fachinputs, konkrete Fallbeispiele aus Krankenhausprojekten, Diskussion und Erfahrungsaustausch, Analyse typischer Prozesssituationen sowie Transfer auf die eigene Einrichtung.

 Zielgruppe
Das Seminar richtet sich insbesondere an

• Krankenhaus- und Verwaltungsleitungen,
• Ärztliche und Pflegerische Leitungen,
• Verantwortliche für Patientenmanagement und Patientensteuerung,
• Leitungen und Mitarbeitende aus Zentralem Belegungsmanagement, Zentraler Patientenaufnahme und Aufnahme- und Vorbereitungseinheiten,
• Projektleitungen und OrganisationsentwicklerInnen sowie
• Mitarbeitende, die mit der Neuorganisation von Aufnahme-, Belegungs- oder Patientensteuerungsprozessen befasst sind.